< Wróć

Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

[Głosów:0    Średnia:0/5]

Prowadzenie działalności gospodarczej generuje szereg obowiązków – w tym dotyczących przechowywania wszelakiej dokumentacji firmowej. Kwestia ta jest uregulowana stosownymi przepisami, których nieprzestrzeganie grozi nałożeniem na przedsiębiorcę kar – w praktyce oznacza to zwykle karę grzywny, która może być bardzo dotkliwa. Przepisy określają nie tylko okres przechowywania dokumentacji, ale także sposób w jaki należy to robić.

Podstawowe wymogi

Dokumenty podatkowe – czyli faktury VAT (kopie i oryginały), księgi podatkowe (plus dokumenty wiążące się z ich prowadzeniem), kopie wystawionych rachunków, dokumenty dotyczące poboru i inkasu podatków – przedsiębiorca musi przechowywać przez 5 lat (licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku). Jeżeli zaś przedsiębiorca decyduje się na zatrudnienie pracownika, dokumentacja pracownicza – czyli m. in. karty wynagrodzeń i listy płac – musi być przechowywana aż przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Wszystkie dokumenty należy przechowywać w miejscu, w którym jest prowadzona działalność (chyba, że zlecono to zewnętrznej firmie). Dostępu do nich nie powinny mieć nieupoważnione osoby bądź inne nie posiadające stosownych uprawnień podmioty. Dokumenty trzeba porządkować według okresów sprawozdawczych. Możliwe jest robienie tego przy zastosowaniu specjalnych programów komputerowych, przy czym nośniki danych muszą być trwałe i zabezpieczone. Obowiązkowo trzeba przy tym posiadać urządzenia pozwalające na odtworzenie dokumentów w formie drukowanej.

Wydłużenie okresu przechowywania dokumentów

Należy mieć na uwadze to, że prawo dopuszcza sytuacje, kiedy wymieniony powyżej termin 5 lat może ulec wydłużeniu. Dzieje się tak wówczas, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaje zawieszony lub przerwany. Zawieszenie wynieść może do 3 lat – kiedy bieg przedawnienia zostaje wznowiony, okres jaki minął od chwili zawieszenia wliczany jest na poczet 5 lat. W przypadku natomiast przerwania biegu przedawnienia, jego ponowne rozpoczęcie oznacza konieczność naliczania go od początku.

Przeczytaj również

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.