Faktury elektroniczne 2013
Wraz z początkiem 2013 r. zmieniły się przepisy dotyczące wystawiania faktur – zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych. Póki co, e-faktury nie cieszą się wśród polskich przedsiębiorców zbyt dużą popularnością – szacuje się, że korzysta z nich zaledwie 10 procent rodzimych firm, a przecież to ogromna oszczędność czasu i pieniędzy. W każdym bądź razie obowiązujące od 1 stycznia br. znowelizowane rozporządzenie Ministra Finansów o wystawianiu faktur przynosi przedsiębiorcom wiele ułatwień.
Zasada domniemanej zgody
Do tej pory przedsiębiorca musiał uzyskać zgodę kontrahenta na to, by móc mu wysyłać faktury elektroniczne. W chwili obecnej natomiast przyjęto zasadę domniemanej zgody – dopóki więc odbiorca nie wyrazi sprzeciwu, można mu wysyłać faktury w formie elektronicznej. Musi przy tej okazji zostać spełniony jeden ważny warunek, a mianowicie taki, że kontrahent powinien opłacić e-fakturę, co jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie tych dokumentów w tej formie. Jeżeli tego nie zrobi, trzeba go o zgodę zapytać.
Potwierdzenie wiarygodności e-faktury
Kolejna istotna zmiana dotyczy zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, jej czytelności oraz integralności treści. Te trzy przesłanki muszą zaistnieć jednocześnie, aby przedsiębiorca mógł wystawiać e-faktury. Wcześniej możliwości w zakresie potwierdzenia wiarygodności elektronicznych faktur były ograniczone, teraz można zadbać o ten aspekt dzięki kontrolom biznesowym. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do rodzaju prowadzonej działalności i jej wielkości, a także sposobu rozliczania się. Przedsiębiorca ma prawo do tego, by we własnym zakresie opracować taki sposób fakturowania jaki będzie najbardziej odpowiedni dla jego firmy. Jeżeli chodzi o termin wystawiania e-faktur, to nie różni się on od terminu wystawiania faktur papierowych – jest na to 7 dni od dnia sprzedaży towaru lub usługi (są od tej reguły wyjątki). Na fakturach elektronicznych zamieszcza się takie same dane jak na dokumentach papierowych. Jeśli zaś wystawiana jest faktura pro forma, należy pamiętać, iż nie jest ona dowodem księgowym.