Jak rozliczyć zakup paliwa do samochodu firmowego?
W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie firmy bez samochodu. Jak wiadomo, wiąże się to z wieloma wydatkami – m. in. na paliwo. Przy tej okazji pojawia się kwestia ujmowania tych kosztów w rozliczeniach. W tym zakresie trzeba mieć na uwadze szereg ograniczeń – w szczególności w sytuacji, kiedy do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest wykorzystywany samochód osobowy.
Kiedy nie ma ograniczeń?
Aby ująć benzynę, ropę czy gaz w kosztach podatkowych, muszą zostać spełnione pewne warunki. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę to w jaki sposób auto jest użytkowane w firmie (chodzi o tytuł prawny stanowiący podstawę do użytkowania samochodu). Bardzo często figuruje ono w ewidencji środków trwałych firmy lub wchodzi w skład wyposażenia (w tym przypadku wartość samochodu nie może przekraczać 3500 zł). W takim układzie nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o wydatki na paliwo. Podobnie jest w sytuacji, kiedy firma korzysta z samochodu w oparciu o umowę leasingu operacyjnego, a także wówczas, gdy wydatki na paliwo są związane z przychodami firmy.
Obowiązujące limity
W innych przypadkach przedsiębiorca jest zobowiązany do przestrzegania limitów, a także do tego, by prowadzić ewidencję przebiegu samochodu (czyli tzw. kilometrówkę – stawkę za 1 km przebiegu) stanowiącej bazę do wyliczania wspomnianych limitów. Prowadzenie ewidencji jest tu warunkiem niezbędnym, by jakiekolwiek wydatki na paliwo mogły zostać zaliczone na poczet kosztów uzyskania przychodu. Są ściśle określone przypadki, kiedy kilometrówka musi być w firmie prowadzona, np. wtedy, gdy samochód jest wynajmowany. Niejednokrotnie pracownicy wykorzystują swoje prywatne samochody do celów firmowych – przysługuje im wtedy ryczałt (jest to iloczyn miesięcznego limitu kilometrów na lokalne jazdy i stawki za 1 km przebiegu). Rozliczane w ten sposób auta nie są objęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu. Pod uwagę brane są natomiast takie przesłanki jak m. in. stawka za jeden kilometr przebiegu, cel wyjazdu i jego termin czy liczba faktycznie przejechanych kilometrów.