Wypowiedzenie umowy o pracę – wzór i zasady w 2026 roku. Jak zgodnie z prawem zakończyć współpracę?

Rozstanie z pracownikiem to jeden z najtrudniejszych momentów w życiu każdego przedsiębiorcy. Emocje są złym doradcą, a Kodeks pracy w 2026 roku nadal stawia przed pracodawcą szereg rygorystycznych wymogów formalnych. Błąd w liczeniu terminów czy źle sformułowana przyczyna mogą skończyć się przegraną w sądzie pracy i koniecznością wypłaty odszkodowania lub przywróceniem pracownika do pracy. Jak przygotować poprawne wypowiedzenie umowy o pracę i o jakich zasadach pamiętać?

Tryby rozwiązania umowy– nie tylko wypowiedzenie umowy o pracę

Zanim sięgniesz po wzór wypowiedzenia umowy o pracę, zastanów się, czy to najlepsza ścieżka. Kodeks pracy przewiduje kilka trybów rozstania:

1. Na mocy porozumienia stron: Najbezpieczniejsza i najszybsza forma, jeśli obie strony zgadzają się co do warunków i terminu odejścia. Nie wymaga podawania przyczyny ani zachowania okresów wypowiedzenia.
2. Za wypowiedzeniem: Jednostronna decyzja (Twoja lub pracownika), która skutkuje rozwiązaniem umowy po upływie określonego czasu (okresu wypowiedzenia).
3. Bez wypowiedzenia (dyscyplinarne): W trybie natychmiastowym, tylko w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracownika.

👉 Sprawdź, jak bezpiecznie przeprowadzić rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron.

Terminy wypowiedzenia umowy o pracę w 2026 roku – jak je liczyć?

Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy pracownika w Twojej firmie. W 2026 roku zasady te pozostają bez zmian:

Umowa na okres próbny:

• 3 dni robocze – jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni.
• 1 tydzień – jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie.
• 2 tygodnie – jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Umowa na czas określony i nieokreślony:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy.
• 1 miesiąc – jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.
• 3 miesiące – jeśli był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Kluczowa zasada liczenia: Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Jeśli wręczysz 1-miesięczne wypowiedzenie 10 lutego 2026 r., okres ten rozpocznie się 1 marca i zakończy 31 marca.

Co musi zawierać wzór wypowiedzenia umowy o pracę?

Poprawny wzór wypowiedzenia umowy o pracę musi mieć formę pisemną. Dokument wręczony pracownikowi (lub wysłany listem poleconym, choć to ryzykowniejsze) musi zawierać:

1. Miejscowość i datę sporządzenia.
2. Dane pracodawcy i pracownika.
3. Jasne oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy (np. „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu…”).
4. Wskazanie długości okresu wypowiedzenia oraz daty jego upływu (kiedy umowa się rozwiąże).
5. Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (wskazanie sądu i terminu 21 dni na wniesienie pozwu).

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę – pułapka na pracodawcę

To najważniejszy element, jeśli wypowiadasz umowę na czas nieokreślony (a od kwietnia 2023 roku, również w wielu przypadkach umowy na czas określony). Musisz podać przyczynę wypowiedzenia.

Przyczyna ta musi być:

• Konkretna: Nie wystarczy napisać „niewywiązywanie się z obowiązków”. Trzeba wskazać, o jakie obowiązki chodzi, podać przykłady sytuacji lub liczb.
• Rzeczywista: Musi istnieć w momencie wręczania wypowiedzenia. Nie można podać przyczyny „na zapas”.
• Uzasadniona: Musi być na tyle istotna, by usprawiedliwiała rozwiązanie stosunku pracy.

Brak przyczyny lub podanie przyczyny pozornej to najprostsza droga do przegrania sprawy w sądzie pracy.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o wypowiedzenie umowy o pracę

Jak liczyć bieg okresu wypowiedzenia w 2026 roku?

Liczenie terminów w prawie pracy bywa mylące, ponieważ nie zawsze pokrywa się z kalendarzem.

• Wypowiedzenie w tygodniach: Okres ten zawsze kończy się w sobotę. Jeśli wręczysz wypowiedzenie w środę, jego bieg rozpocznie się w najbliższą niedzielę, a zakończy po upływie wymaganych tygodni w sobotę.
• Wypowiedzenie w miesiącach: Bieg rozpoczyna się zawsze pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie. Kończy się zaś zawsze ostatniego dnia miesiąca.
  • Przykład: Wypowiedzenie miesięczne złożone 15 marca zacznie biec 1 kwietnia i zakończy się 30 kwietnia.

Czy można wręczyć wypowiedzenie pracownikowi na zwolnieniu lekarskim (L4)?

Co do zasady – nie. Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. choroba, urlop), jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Ważne: Ochrona działa tylko w jedną stronę – chroni pracownika przed zwolnieniem przez szefa. Pracownik przebywający na L4 może w każdej chwili sam złożyć wypowiedzenie lub zgodzić się na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.

Czy trzeba podawać przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony?

Tak. To jedna z najważniejszych zmian ostatnich lat, która w 2026 roku jest już standardem. Wcześniej wymóg ten dotyczył tylko umów na czas nieokreślony. Obecnie, jeśli chcesz wypowiedzieć umowę na czas określony, musisz w piśmie wskazać konkretną, rzeczywistą i uzasadnioną przyczynę (np. likwidacja stanowiska, utrata zaufania, niska jakość pracy). Brak uzasadnienia lub podanie przyczyny pozornej to niemal gwarantowana przegrana w sądzie pracy i konieczność wypłaty odszkodowania.